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一、把握“無(wú)紙化”的本質(zhì)——科技創(chuàng)新

1、科技賦能會(huì)議管理。

辦公室積極推動(dòng)遠(yuǎn)程視頻、移動(dòng)互聯(lián)、云技術(shù)等科技創(chuàng)新成果的合理應(yīng)用，開(kāi)發(fā)集成化的會(huì)議管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)將會(huì)議管理從線(xiàn)下轉(zhuǎn)至線(xiàn)上。如會(huì)前的議題收集、通知發(fā)送、文件流轉(zhuǎn)等工作，由原來(lái)的郵件辦理、紙質(zhì)文件報(bào)送改為會(huì)議系統(tǒng)統(tǒng)一處理；會(huì)中的文件瀏覽、批注由原來(lái)的紙質(zhì)材料改為電子材料；會(huì)后的歸檔、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作，由原來(lái)的紙面處理改為電子化操作，督辦工作則由原來(lái)的填報(bào)Excel表格方式改為線(xiàn)上分發(fā)、催辦、匯總、統(tǒng)計(jì)。

2、結(jié)合實(shí)際分步實(shí)施。

在推動(dòng)無(wú)紙化會(huì)議管理過(guò)程中，堅(jiān)持創(chuàng)新與務(wù)實(shí)相結(jié)合，分步推進(jìn)。辦公室注重理念倡導(dǎo)，引導(dǎo)下屬單位根據(jù)各自管理特點(diǎn)和個(gè)性化需求，有重點(diǎn)地進(jìn)行創(chuàng)新。目前，集團(tuán)公司下屬10家單位除了黨委會(huì)等保密要求高的會(huì)議，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)主要會(huì)議的無(wú)紙化管理，且明顯提升了工作質(zhì)效。如，所屬保險(xiǎn)股份有限公司創(chuàng)新會(huì)簽流程，投資決策委員會(huì)會(huì)議議題由串行會(huì)簽變更為并行會(huì)簽，所需時(shí)間由原來(lái)的一周以上縮減為1至3天；所屬?gòu)V發(fā)銀行股份有限公司創(chuàng)新歸檔管理，使用綜合檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議材料的電子存檔，做到一鍵查詢(xún)統(tǒng)計(jì)；所屬財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司創(chuàng)新督辦方式，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公司黨委會(huì)和總裁辦公會(huì)議定事項(xiàng)督辦工作的線(xiàn)上管理，可實(shí)現(xiàn)多維度統(tǒng)計(jì)分析。

辦公室積極組織對(duì)全集團(tuán)無(wú)紙化會(huì)議管理進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，推動(dòng)好的做法在集團(tuán)內(nèi)部交流和復(fù)制推廣。集團(tuán)公司本級(jí)經(jīng)過(guò)兩年多探索，在2019年全集團(tuán)半年工作會(huì)議上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全面無(wú)紙化，并已正式啟動(dòng)在黨委會(huì)、總裁辦公會(huì)和各類(lèi)專(zhuān)業(yè)委員會(huì)會(huì)議全面推廣無(wú)紙化會(huì)議管理工作。

二、扭住“無(wú)紙化”的目標(biāo)——降本增效

1、會(huì)議成本大幅下降。

粗略估算，推行無(wú)紙化會(huì)議后，集團(tuán)公司總部機(jī)關(guān)每年節(jié)省的紙張數(shù)量在200萬(wàn)張以上，較好地貫徹了綠色環(huán)保節(jié)能的要求。如，集團(tuán)公司本級(jí)及下屬單位年度兩次工作會(huì)議，每年節(jié)省紙張30萬(wàn)張左右。所屬保險(xiǎn)股份有限公司總裁辦公會(huì)，每年審議議題約540項(xiàng)，節(jié)省紙張逾16萬(wàn)張。所屬資產(chǎn)管理有限公司、國(guó)壽投資控股有限公司的投資決策委員會(huì)會(huì)議，每年共節(jié)省紙張約16萬(wàn)張。

此外，還有會(huì)議材料打印耗材成本，以集團(tuán)公司本級(jí)工作會(huì)議為例，推行無(wú)紙化會(huì)議以后每年會(huì)議辦公用品費(fèi)用縮減超過(guò)80%，每年會(huì)議雜費(fèi)（含辦公用品費(fèi)用）縮減超過(guò)60%。

2、管理效率大幅提升。

電子材料替代紙質(zhì)材料后，許多原本繁雜的工作都得到了簡(jiǎn)化，避免了材料準(zhǔn)備多放、漏放、順序錯(cuò)亂等問(wèn)題；遇到材料內(nèi)容出錯(cuò)等突發(fā)情況，短時(shí)間即可完成線(xiàn)上替換，免去收回材料和重新打印裝訂、分送材料的過(guò)程，簡(jiǎn)化了操作流程，減輕了辦會(huì)負(fù)擔(dān)。

會(huì)議管理系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行后，會(huì)議通知、材料查詢(xún)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、督查督辦、電子歸檔等工作均可在線(xiàn)上完成，原本工作量巨大的統(tǒng)計(jì)檢索均可一鍵實(shí)現(xiàn)，會(huì)議管理更加規(guī)范便捷，效率得到大幅提升。

3、用戶(hù)體驗(yàn)顯著改善。

無(wú)紙化會(huì)議的推廣過(guò)程中，參會(huì)人員的體驗(yàn)是最為關(guān)鍵的，最大的挑戰(zhàn)也是來(lái)自參會(huì)人員閱讀習(xí)慣的改變。面對(duì)這一情況，辦公室采取穩(wěn)步推進(jìn)的策略，設(shè)置過(guò)渡期，針對(duì)全集團(tuán)工作會(huì)議等重要會(huì)議，開(kāi)始階段采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方式，既為會(huì)議系統(tǒng)試運(yùn)行期間可能出現(xiàn)的不穩(wěn)定上了保險(xiǎn)，又照顧了閱讀習(xí)慣，待參會(huì)人員習(xí)慣使用電子材料后再逐步取消紙質(zhì)材料。

同時(shí)，優(yōu)化會(huì)議管理系統(tǒng)的操作方式，在翻閱材料功能上作一些便捷性創(chuàng)新，豐富人性化功能，提升系統(tǒng)使用體驗(yàn)；加強(qiáng)對(duì)參會(huì)人員的輔導(dǎo)培訓(xùn)，幫助盡快適應(yīng)并建立新的閱讀習(xí)慣。從實(shí)踐來(lái)看，經(jīng)過(guò)一段適應(yīng)期，參會(huì)人員普遍接受電子化方式閱讀會(huì)議材料，會(huì)議管理系統(tǒng)的便捷性也得到了廣泛認(rèn)可。

三、堅(jiān)守“無(wú)紙化”的底線(xiàn)——安全可控

1、確保無(wú)紙化會(huì)議安全可靠。

辦公室在推行無(wú)紙化會(huì)議過(guò)程中，始終堅(jiān)守安全底線(xiàn)，只要發(fā)現(xiàn)安全關(guān)過(guò)不了的，寧可放慢一些速度、放棄一些便捷。如，嚴(yán)格執(zhí)行保密工作有關(guān)要求，對(duì)于涉密的議題內(nèi)容繼續(xù)使用紙質(zhì)材料。保密要求高的會(huì)議如黨委會(huì)等采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方案。

2、確保會(huì)議管理系統(tǒng)安全可控。

辦公室在推動(dòng)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，在保障應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全可控上進(jìn)行了積極探索。會(huì)議管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊在建設(shè)時(shí)通過(guò)評(píng)估內(nèi)外網(wǎng)應(yīng)用、所支持會(huì)議的重要級(jí)別程度等特點(diǎn)，合理設(shè)計(jì)和實(shí)施安全管控措施。

尤其是對(duì)可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)的功能模塊，利用多種技術(shù)手段從終端應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)傳輸、后臺(tái)服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)做好技術(shù)加固，最大限度地防范黑客入侵、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。如，限制電子材料下載，并增加有姓名或編號(hào)的頁(yè)面水印，防止參會(huì)代表拍照轉(zhuǎn)發(fā)；控制權(quán)限，參會(huì)代表只能看到所涉議題的材料，不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置不同的查閱權(quán)限，有關(guān)部門(mén)查閱材料須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意；對(duì)電子材料采取加密傳輸、網(wǎng)絡(luò)分區(qū)等管控措施。